Санкт-Петербург, Большой ПС 43, 5 этаж
+78126158617
8 (800) 707-75-36
8 (800) 707-75-36
Делопроизводитель: кто это, обязанности, зарплата и как стать
⏱ Время чтения 8:20 мин.
Оценка статьи 4.7/5 на основе 62 оценок ⭐️⭐️⭐️
Оценка статьи 4.7/5 на основе 62 оценок ⭐️⭐️⭐️
СОДЕРЖАНИЕ
- Делопроизводитель – это хранитель порядка в мире документов и информации
- Кто такой делопроизводитель и чем он занимается
- Плюсы и минусы профессии делопроизводитель
- Какие бывают делопроизводители: специализации и направления
- Что должен знать и уметь делопроизводитель: hard и soft skills
- Где учиться на делопроизводителя
- Сколько получает делопроизводитель: зарплаты по регионам
- Как стать делопроизводителем с нуля: пошаговая инструкция
- Карьерные перспективы и рост делопроизводителя
- Мифы о профессии делопроизводитель: правда и вымысел
- Инструменты и технологии делопроизводителя
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Подпишись на наши соцсети - каждый месяц мы разыгрываем подарки от КГП
Делопроизводитель – это хранитель порядка в мире документов и информации
Делопроизводитель – это специалист, который обеспечивает организацию работы с документами в организации: их приём, регистрацию, учёт, хранение и отправку.
Если объяснять простыми словами, делопроизводитель это человек, который отвечает за то, чтобы все важные бумаги в компании были на своих местах, правильно оформлены и легко находились. Это ключевая фигура в любой организации, ведь без налаженного документооборота невозможна эффективная работа ни одного предприятия. Профессия находится на стыке делопроизводства, архивного дела и информационных технологий. Это одна из самых востребованных и стабильных профессий на рынке труда.
В этой статье эксперты КГП Москва подробно расскажут, кто это такой, чем он занимается, сколько получает и, главное, как стать квалифицированным делопроизводителем.
Если объяснять простыми словами, делопроизводитель это человек, который отвечает за то, чтобы все важные бумаги в компании были на своих местах, правильно оформлены и легко находились. Это ключевая фигура в любой организации, ведь без налаженного документооборота невозможна эффективная работа ни одного предприятия. Профессия находится на стыке делопроизводства, архивного дела и информационных технологий. Это одна из самых востребованных и стабильных профессий на рынке труда.
В этой статье эксперты КГП Москва подробно расскажут, кто это такой, чем он занимается, сколько получает и, главное, как стать квалифицированным делопроизводителем.
Больше полезного контента в наших соцсетях — подписывайтесь!
Кто такой делопроизводитель и чем он занимается
Важность профессии в современном мире:
Любая организация живёт документами. Без порядка в документах невозможна нормальная работа, возникают риски утраты важной информации, срывы сроков, проблемы с отчётностью. Делопроизводитель – это гарант того, что все документы учтены, сохранены и могут быть найдены в любой момент. Он обеспечивает информационную прозрачность и порядок, являясь важнейшим звеном в системе управления любой организации.
Любая организация живёт документами. Без порядка в документах невозможна нормальная работа, возникают риски утраты важной информации, срывы сроков, проблемы с отчётностью. Делопроизводитель – это гарант того, что все документы учтены, сохранены и могут быть найдены в любой момент. Он обеспечивает информационную прозрачность и порядок, являясь важнейшим звеном в системе управления любой организации.
Делопроизводитель – это сотрудник, в чьи обязанности входит ведение делопроизводства организации. Он работает с входящей, исходящей и внутренней документацией. В небольших компаниях делопроизводитель часто выполняет также функции секретаря, архивариуса или помощника руководителя. В крупных организациях это может быть отдельная должность в канцелярии или общем отделе. Делопроизводитель это кто и чем занимается – вопрос, который волнует многих, кто хочет найти стабильную офисную работу.
Основные задачи и обязанности в ежедневной работе:
Основные задачи и обязанности в ежедневной работе:
- Приём и регистрация входящих документов: Получение корреспонденции (письма, заявления, запросы), проверка целостности, внесение записи в журналы учёта или электронные системы, передача руководителю или исполнителям.
- Отправка исходящих документов: Подготовка исходящей корреспонденции к отправке, проверка правильности оформления, внесение в реестры, отправка почтой или курьерской службой.
- Регистрация и учёт внутренних документов: Приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок.
- Формирование и оформление дел: Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой, подшивка, нумерация страниц, оформление обложек.
- Контроль за движением документов: Отслеживание сроков исполнения, напоминание исполнителям о приближающихся сроках, подготовка отчётов о документообороте.
- Работа с архивом: Подготовка дел для передачи в архив, обеспечение их сохранности, выдача архивных справок и копий документов.
- Копировально-множительные работы: Создание копий документов по запросу сотрудников.
- Ведение номенклатуры дел: Разработка и ведение систематизированного перечня наименований дел, заводимых в организации.
- Обеспечение сохранности документов: Правильное хранение документов, защита от повреждений и утраты.
- Делопроизводитель в администрации предприятия принимает утреннюю почту. Он вскрывает конверты, проверяет, всем ли письмам присвоен номер, вносит их в электронный журнал регистрации, ставит штамп с датой и передаёт руководителю.
- Бухгалтерия подготовила пакет документов для отправки в налоговую инспекцию. Делопроизводитель проверяет, все ли документы подписаны, правильно ли оформлен реестр, упаковывает их и отправляет заказным письмом.
- По истечении года все исполненные приказы необходимо сдать в архив. Делопроизводитель формирует их в дела, подшивает, нумерует страницы, оформляет обложки и сдаёт на хранение, делая запись в архивной книге.
- Сотруднику отдела кадров срочно понадобился приказ трёхлетней давности. Делопроизводитель по номенклатуре дел быстро находит нужную папку и предоставляет документ.
Плюсы и минусы профессии делопроизводитель
Работа делопроизводителя – это кропотливый труд, требующий усидчивости и внимательности. У этой профессии есть свои преимущества и вызовы.
Плюсы профессии:
Плюсы профессии:
- Востребованность на рынке труда. Делопроизводители нужны в любой организации: в государственных учреждениях, коммерческих компаниях, судах, больницах, школах. Вакансий много.
- Низкий порог входа. Для старта часто достаточно среднего профессионального образования. Это делает профессию доступной.
- Стабильность и предсказуемость. Работа в офисе с чёткими обязанностями, нормированный рабочий день.
- Чёткие и понятные задачи. Круг обязанностей, как правило, регламентирован инструкциями, что снижает уровень стресса.
- Возможность работать в разных сферах. Можно выбрать ту организацию, которая вам интересна: суд, министерство, коммерческая фирма, образовательное учреждение.
- Спокойная работа. Это не работа с постоянными авралами и стрессами (хотя бывают исключения).
- Карьерный рост. Можно вырасти до начальника канцелярии, заведующего архивом, специалиста по кадрам или секретаря руководителя.
- Овладение важными навыками. Вы научитесь работать с документами, системами электронного документооборота, что пригодится в любой сфере.
- Монотонность и рутина. Работа с документами может показаться однообразной. Подходит не всем.
- Сидячий образ жизни. Большую часть времени вы проводите за компьютером или с бумагами.
- Невысокая заработная плата на старте. Особенно в регионах зарплата делопроизводителя может быть невысокой.
- Ответственность за сохранность документов. Утрата документа может иметь серьёзные последствия.
- Вредные факторы. Работа с большим объёмом бумажной пыли, иногда в плохо проветриваемых архивах.
- Мало творчества. Работа регламентирована, творческая составляющая минимальна.
- Возможные авралы. В периоды сдачи отчётов или массового поступления документов нагрузка может резко возрастать.
Какие бывают делопроизводители: специализации и направления
В зависимости от организации и масштаба работы, функции делопроизводителя могут различаться.
- Делопроизводитель канцелярии (общего отдела): Выполняет все основные функции по приёму, регистрации, отправке и учёту документов в организации.
- Делопроизводитель в суде (секретарь суда): Занимается регистрацией дел, корреспонденцией, оформлением исполнительных листов, работой с архивом суда.
- Делопроизводитель в бухгалтерии: Помогает с оформлением первичной документации, регистрацией счетов, накладных, актов.
- Делопроизводитель в отделе кадров: Участвует в оформлении личных дел сотрудников, приказов по личному составу, ведёт кадровый документооборот.
- Делопроизводитель в архиве (архивариус): Специализируется на приёме дел на хранение, их учёте, обеспечении сохранности, выдаче архивных справок.
- Делопроизводитель-секретарь: Совмещает функции делопроизводителя и секретаря: отвечает на звонки, встречает посетителей, ведёт документооборот.
- Специалист по электронному документообороту: Отвечает за работу в системах электронного документооборота (СЭД), администрирует их, обучает сотрудников.
Что должен знать и уметь делопроизводитель: hard и soft skills
Успешный делопроизводитель – это специалист, который безупречно владеет техникой работы с документами и обладает развитыми личными качествами.
Технические навыки (Hard Skills)
Технические навыки (Hard Skills)
- Знание основ делопроизводства и архивного дела: Правила оформления документов (ГОСТы), ведение номенклатуры дел, формирование дел, экспертиза ценности документов.
- Знание законодательной и нормативной базы: Федеральный закон "Об архивном деле в РФ", "Основные правила работы архивов организаций", инструкции по делопроизводству.
- Навыки работы с оргтехникой: Принтер, сканер, копир, факс, уничтожитель бумаг.
- Владение компьютером и офисными программами: Microsoft Word (на высоком уровне), Excel, Outlook. Знание систем электронного документооборота (СЭД) – огромный плюс.
- Грамотный русский язык (письменный и устный).
- Навыки скоростной печати.
- Умение работать с базами данных и вести учётные журналы (бумажные и электронные).
- Внимательность и аккуратность. Ошибка в документе, неверная регистрация, потеря бумаги могут иметь серьёзные последствия.
- Усидчивость и терпение. Работа с большим объёмом документов требует этих качеств.
- Организованность и системность. Умение навести и поддерживать порядок в документах и делах.
- Ответственность и дисциплинированность. Чёткое соблюдение инструкций и сроков.
- Коммуникабельность. Умение вежливо общаться с коллегами, руководителями, посетителями.
- Стрессоустойчивость. Способность сохранять спокойствие в периоды повышенной нагрузки.
- Пунктуальность.
- Получить образование. Отличный выбор – колледж КГП Москва по специальностям, связанным с документационным обеспечением управления и архивоведением.
- Изучить нормативную базу. ГОСТы, правила, инструкции – это ваша настольная литература.
- Освоить программы. Научиться работать в Word и Excel на продвинутом уровне, изучить популярные СЭД.
- Проходить стажировки. Практика в канцелярии, архиве, общем отделе даст бесценный опыт.
- Развивать внимательность. Тренируйте себя проверять каждый документ, каждую запись.
Где учиться на делопроизводителя
Для работы делопроизводителем достаточно среднего профессионального образования по соответствующему профилю.
Сравнение путей обучения: таблица
Колледж КГП Москва – лучший старт в профессию делопроизводителя
Для тех, кто хочет стать квалифицированным специалистом, востребованным на рынке труда, колледж КГП Москва предлагает оптимальный путь.
Обучение по специальностям, связанным с документационным обеспечением управления и архивоведением, позволяет:
Сравнение путей обучения: таблица
Критерий | Колледж КГП Москва (СПО) | Краткосрочные курсы | Самообучение |
Срок | 2-3 года (после 9 кл.) / 1-2 года (после 11 кл.) | От нескольких недель до 3 месяцев | Зависит от способностей |
Фундамент | Системный, практико-ориентированный. Вы получаете полное представление о делопроизводстве, архивном деле, нормативной базе, учитесь работать с документами. | Узкий и прикладной. Даются основные навыки, но нет системного понимания. Подходит для тех, кто уже имеет базовое образование. | Хаотичный, с пробелами. Высок риск не узнать важных нюансов. |
Практика | Максимум. Учебные практикумы, реальные задания, практика в организациях. | Ограниченная. Отработка на учебных примерах. | Отсутствует. |
Диплом | Диплом о среднем профессиональном образовании гос. образца. Квалификация "Специалист по документационному обеспечению управления, архивист". | Сертификат или удостоверение о прохождении курсов. | Нет документа. |
Трудоустройство | Высокое. Работодатели предпочитают специалистов с дипломом. | Среднее. Может быть достаточно для неквалифицированной работы. | Низкое. Без документа подтвердить знания сложно. |
Карьерный потенциал | Высокий. Можно расти до начальника канцелярии, заведующего архивом. | Низкий. Карьерный рост ограничен. | Низкий. |
Стоимость | Доступно. Много бюджетных мест. | Средняя. Платно. | Бесплатно, но неэффективно. |
Идеально для | Выпускников 9 и 11 классов, которые хотят получить востребованную профессию с гарантией трудоустройства. | Взрослых соискателей, желающих быстро освоить новые навыки при наличии другого образования. | Не рекомендуется. |
Колледж КГП Москва – лучший старт в профессию делопроизводителя
Для тех, кто хочет стать квалифицированным специалистом, востребованным на рынке труда, колледж КГП Москва предлагает оптимальный путь.
Обучение по специальностям, связанным с документационным обеспечением управления и архивоведением, позволяет:
- Получить все необходимые знания и навыки для работы делопроизводителем, секретарём, архивариусом.
- Пройти практику в государственных учреждениях и коммерческих компаниях, познакомиться с будущей работой.
- Начать карьеру уже через 2-3 года, получив диплом и имея реальные навыки.
- Учиться бесплатно, так как на эти специальности выделяется много бюджетных мест.
- Иметь прочный фундамент для дальнейшего карьерного роста.
- 16-18 лет (после 9 или 11 класса): Оптимальная стратегия – поступить в колледж КГП Москва на специальность "Документационное обеспечение управления и архивоведение" или аналогичную.
- 18-25 лет: Можно также выбрать колледж для быстрого старта или, если уже есть образование, пройти курсы.
- 25+ лет (смена профессии): Оптимальный путь – краткосрочные курсы, но для уверенности и карьерных перспектив лучше получить диплом колледжа (возможно, ускоренно).
Сколько получает делопроизводитель: зарплаты по регионам
Зарплата делопроизводителя зависит от региона, опыта, типа организации и круга обязанностей.
Факторы, влияющие на зарплату
Факторы, влияющие на зарплату
- Регион: В Москве и Санкт-Петербурге зарплаты выше, чем в других регионах.
- Опыт работы: Начинающий специалист и опытный профессионал получают по-разному.
- Тип организации: В коммерческих компаниях зарплата может быть выше, чем в государственных учреждениях, но в госучреждениях выше стабильность.
- Круг обязанностей. Если делопроизводитель совмещает функции секретаря или помощника, зарплата может быть выше.
- Навыки. Владение системами электронного документооборота повышает ценность специалиста.
- Делопроизводитель (начинающий, без опыта): 40 000 – 55 000 руб.
- Делопроизводитель (с опытом 1-3 года): 55 000 – 70 000 руб.
- Опытный делопроизводитель / Старший делопроизводитель: 70 000 – 90 000 руб.
- Начальник канцелярии / Заведующий архивом: 80 000 – 120 000 руб.
Регион | Диапазон зарплат (руб.) (опыт 1-3 года) |
Москва | 55 000 – 75 000 |
Санкт-Петербург | 45 000 – 65 000 |
Крупные города-миллионники | 35 000 – 50 000 |
Другие регионы | 25 000 – 35 000 |
Как стать делопроизводителем с нуля: пошаговая инструкция
Как стать делопроизводителем – это вполне реальная задача, особенно если действовать последовательно.
Шаг 1: Получите образование
Самый надёжный путь – поступить в колледж КГП Москва на специальность, связанную с документационным обеспечением управления.
Шаг 2: Изучите нормативную базу
Познакомьтесь с ГОСТами, "Основными правилами работы архивов", инструкциями по делопроизводству.
Шаг 3: Освойте офисные программы и оргтехнику
Word, Excel должны стать вашими лучшими друзьями. Научитесь быстро печатать, пользоваться сканером, принтером.
Шаг 4: Пройдите практику или стажировку
Ещё во время учёбы постарайтесь пройти практику в канцелярии или архиве. Это даст реальный опыт и строчку в резюме.
Шаг 5: Ищите вакансии
Мониторьте сайты по поиску работы, обращайте внимание на вакансии делопроизводителя, секретаря, помощника офис-менеджера.
Шаг 6: Составьте грамотное резюме
Укажите образование, навыки, знание программ. Подчеркните свою внимательность и ответственность.
Шаг 7: Проходите собеседования
Будьте готовы рассказать о своих знаниях и продемонстрировать желание работать.
Реалистичные временные рамки
Шаг 1: Получите образование
Самый надёжный путь – поступить в колледж КГП Москва на специальность, связанную с документационным обеспечением управления.
Шаг 2: Изучите нормативную базу
Познакомьтесь с ГОСТами, "Основными правилами работы архивов", инструкциями по делопроизводству.
Шаг 3: Освойте офисные программы и оргтехнику
Word, Excel должны стать вашими лучшими друзьями. Научитесь быстро печатать, пользоваться сканером, принтером.
Шаг 4: Пройдите практику или стажировку
Ещё во время учёбы постарайтесь пройти практику в канцелярии или архиве. Это даст реальный опыт и строчку в резюме.
Шаг 5: Ищите вакансии
Мониторьте сайты по поиску работы, обращайте внимание на вакансии делопроизводителя, секретаря, помощника офис-менеджера.
Шаг 6: Составьте грамотное резюме
Укажите образование, навыки, знание программ. Подчеркните свою внимательность и ответственность.
Шаг 7: Проходите собеседования
Будьте готовы рассказать о своих знаниях и продемонстрировать желание работать.
Реалистичные временные рамки
- Колледж: 2-3 года до получения диплома.
- Первая работа: можно начать искать уже на последних курсах или сразу после окончания.
- Адаптация и освоение профессии: первые 3-6 месяцев работы.
Карьерные перспективы и рост делопроизводителя
Профессия делопроизводителя может стать отличной стартовой площадкой для дальнейшего роста.
Карьерная лестница (вертикальный рост)
Карьерная лестница (вертикальный рост)
- Делопроизводитель – выполнение основных функций.
- Старший делопроизводитель / Ведущий специалист канцелярии – более сложные задачи, контроль работы других сотрудников.
- Начальник канцелярии / Заведующий общим отделом – управление документооборотом организации, руководство отделом.
- Заведующий архивом – управление архивным хранением документов.
- Руководитель административно-хозяйственного отдела (для тех, кто расширяет компетенции).
- Переход в секретари. Опыт работы с документами – отличная база для работы секретарём руководителя или помощником.
- Переход в отдел кадров. Знание документооборота позволяет освоить кадровое делопроизводство.
- Работа в системе электронного документооборота. Можно стать специалистом по внедрению и сопровождению СЭД.
- Переход в архивное дело. Стать профессиональным архивистом.
- Ответственность и исполнительность.
- Высокое качество работы (безошибочность).
- Постоянное обучение и освоение нового (новые программы, изменения в законодательстве).
- Инициативность и желание развиваться.
Мифы о профессии делопроизводитель: правда и вымысел
Откуда берутся мифы о профессии?
Профессия часто недооценивается, её считают "простой" и "непрестижной".
Профессия часто недооценивается, её считают "простой" и "непрестижной".
Самые популярные заблуждения
"Делопроизводитель – это просто человек, который подшивает бумажки".
Делопроизводитель – это один из главных хранителей порядка в любой организации. Это стабильная, востребованная профессия для тех, кто ценит системность и аккуратность.
"Делопроизводитель – это просто человек, который подшивает бумажки".
- Правда: Это специалист, отвечающий за организацию всего документооборота, от регистрации до архива. От его работы зависит порядок во всей организации.
- Правда: Требует внимательности, знания нормативной базы, умения работать с техникой и программами. Это квалифицированный труд.
- Правда: На старте – да, но опытные специалисты и руководители отделов получают вполне достойную зарплату.
- Правда: Секретарь это делопроизводитель часто совмещает эти функции, но это разные специализации. Секретарь больше ориентирован на работу с руководителем, а делопроизводитель – на документооборот.
- Правда: Электронный документооборот меняет инструменты, но не отменяет необходимости в специалистах, которые будут его организовывать, регистрировать документы, обеспечивать их учёт и хранение.
Делопроизводитель – это один из главных хранителей порядка в любой организации. Это стабильная, востребованная профессия для тех, кто ценит системность и аккуратность.
Инструменты и технологии делопроизводителя
- Оргтехника: Принтер, сканер, копировальный аппарат, факс, уничтожитель бумаг.
- Компьютер и офисное ПО: Microsoft Word (основной инструмент), Excel, Outlook.
- Системы электронного документооборота (СЭД): 1С:Документооборот, Дело, Directum, DocsVision и другие.
- Канцелярские принадлежности: Папки, скоросшиватели, дыроколы, степлеры, архивные короба.
- Журналы учёта и регистрации (бумажные или электронные).
- Номенклатура дел, инструкции по делопроизводству, ГОСТы.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Это человек, который отвечает за все документы в организации. Он их принимает, регистрирует, хранит, отправляет и следит, чтобы ничего не потерялось.
Секретарь часто выполняет функции делопроизводителя, но у него больше обязанностей, связанных с обслуживанием руководителя (приём звонков, организация встреч). Делопроизводитель сфокусирован именно на документах.
Достаточно среднего профессионального образования. Отличный выбор – колледж КГП Москва по специальности "Документационное обеспечение управления и архивоведение".
Начинающий специалист получает 40 000 – 55 000 руб. С опытом зарплата растёт до 55 000 – 70 000 руб. Опытные делопроизводители и начальники канцелярии могут получать 70 000 – 90 000 руб. и выше.
В крупных городах-миллионниках – 35 000 – 50 000 руб., в других регионах – 25 000 – 35 000 руб.
Начинающим специалистам с профильным образованием найти работу вполне реально. Многие организации готовы брать выпускников колледжей и обучать их на месте.
Внимательность, усидчивость, ответственность, организованность, грамотность.
Ещё статьи
Присоединяйтесь к нам в социальных сетях, чтобы получить больше полезных советов и материалов о бизнесе! Мы делимся кейсами, реальными историями успеха и практическими рекомендациями, которые помогут вам идти вперёд.
Подписывайтесь, чтобы быть в курсе новых возможностей! 🚀
Подписывайтесь, чтобы быть в курсе новых возможностей! 🚀
Хотите узнать больше об обучении в колледже?
Оставьте заявку и получите полную консультацию от Приёмной комиссии